Документы для командировочных

Оформление отчетных документов для командировочных

Это требуется для того, чтобы все расходы, которые сотрудник понесет во время поездки, были обоснованы и имели соответствующие подтверждения. Любая организация вправе установить свои правила относительно необходимой для командировок документации. Количество и формы необходимых документов прописываются в локальном акте организации.

Приказ – это фактически распоряжение руководителя о направлении в служебную поездку кого-либо из сотрудников. Как правило, каждая организация имеет свою, выработанную и утвержденную форму приказа, либо можно использовать унифицированную форму Т-9 (Т-9а, если командировка на несколько сотрудников).

Как оформить командировку в 2020 году: инструкция с образцами документов

Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.

В приказе должно быть прописано: ФИО, должность, подразделение сотрудника; куда отправляется сотрудник; сроки поездки; цель поездки.
  • Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.
  • Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

    К ним относятся:

    1. Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
    2. Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
    3. Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
    4. Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.

    Оформление командировки: документы, выплаты

    Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних).

    При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей.
    Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними (ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ).

    Следует помнить о том, что некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия и при условии, что командировки не запрещены им в соответствии с медицинским заключением.

    Это касается: – женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет; – матерей (отцов), воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги); – работников, которые имеют детей-инвалидов; – работников, которые ухаживают за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения) (ч.

    Как получить отчетные документы за проживание в гостинице

    Гостиница по окончании размещения клиента выдает отчетные документы для командировочных для подтверждения факта пребывания в отеле в определенные дни.

    Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440 указывает, что в случае, когда в отеле не применяется контрольно-кассовый расчет, размещающая сторона обязана оформлять бланк строгой отчетности, который разрабатывается самостоятельно. Данный бланк может носить любое название, например, ваучер или гостиничный чек.
    По возвращению из командировки в бухгалтерию необходимо предоставить документы, выданные гостиницей, которые являются подтверждением размещения в ней.

    Для авансового отчета необходим также кассовый чек.

    Основные требования к форме, предоставленной гостиничным предприятием, следующие: Бланк строгой отчетности в обязательном порядке должен содержать реквизиты: наименование документа, шестизначный номер и серию документа, полное наименование организации, предоставляющей услуги, адрес, ИНН организации и печать.

    Отчетные документы для командировочных за проживание

    Только после этого бухгалтерия сможет оплатить работникам расходы, понесенные за период выполнения ими служебного задания.

    Список сотрудников, имеющих право выезжать в командировки, а также срок и иные подробности поездки обычно оговариваются определенными соглашениями, различными локальными нормативными актами или коллективным договором. В любом случае, отправляясь в поездку, работник должен иметь при себе:

    • Соответствующий приказ руководителя.
    • Служебное задание.
    • Командировочное удостоверение. Хотя с 2015 года оно официально упразднено, но многие предприятия все-таки по старинке его используют.

    Это – основные для командировочных, без которых любая поездка работника не будет иметь под собой никаких оснований.Расчеты с сотрудниками за выполненные задания бухгалтерия производит ступенчато.

    Командировочные документы: какие нужны и как оформляются?

    На основании этого документа предприятие издает указ о направлении подчиненного в поездку.

    Задания руководства могут быть общими или профильными. Например: Общие цели командировки Профильные цели командировки Поставка оборудование Проверка деятельности филиалов компании Выступление на конференции Настройка, обслуживание оборудования Выполнение маркетингового исследования Тренинг персонала В зависимости от удаленности командировки бывают:

    1. Региональными (в определенную область или регион);
    2. Зарубежными (если сотруднику предстоит путешествие за пределы страны).
    3. Местными (в том же населенном пункте, где расположен офис компании);
    Рекомендуем прочесть:  Договор толлинга асфальт образец

    По составу сотрудников командировки бывают:

    1. Групповые.
    2. Одиночные;

    Если путешествие было запланировано, командировку принято считать плановой, если возникла срочная необходимость, — внеплановая.

    Какие документы нужны для командировки?

    Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы.

    Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

    Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации.

    Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников: поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника; поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию; поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

    Служебные командировки: гостиничные расходы

    Какой документ подтвердит оплату за проживание в гостинице, чтобы у компании при проверке не возникло претензий со стороны ИФНС?

    Если гостиница не применяет контрольно-кассовую технику, то в этом случае она обязана оформлять бланк строгой отчетности, форму которого разрабатывает самостоятельно (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440). При этом название данного документа может быть любое (квитанция, гостиничный чек, счет, ваучер и т.п.). Напомним, что до 1 декабря 2008 г.

    гостиницы в качестве бланка строгой отчетности использовали форму № 3-Г, утвержденную Приказом Минфина России от 13.12.1993 № 121.

    Служебные командировки.

    Но сейчас эта форма не применяется, и, как поясняют чиновники, данный документ не может использоваться в качестве БСО (Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11, от 07.08.2009 № 03-01-15/8-400).
    Порядок оформления командировочных расходов

    На сотрудников, работающих по договору ГПХ, нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса. Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749: В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

    Соответственно, если сотрудник работает в компании по договору ГПХ, то направление его в поездку для служебных целей командировкой не является.

    А значит, обязанность компенсировать такому сотруднику командировочные расходы у организации отсутствует.