Как добавлять документы в личное дело и опись документов

Как добавлять документы в личное дело и опись документов

Опись документов в личном деле работника — образец

Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой . Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп.

Что касается срока их хранения, то он составляет:

  1. не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),
  2. не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила).

3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
В соответствии с п.

Внутренняя опись документов дела

Она нужна для того, чтобы классифицировать и проиндексировать документацию, снабдить ее нумерацией.

Согласно пункту 3.6.17 Основных правил работы архивов организаций (разработаны ВНИИДАД, одобрены Коллегией Росархива 06.02.2002), внутренняя опись необходима: для учета документации постоянного и временного хранения (более 10 лет), если она хранится по причине своей особой ценности (личные, следственные, судебные дела); для учета дел постоянного и временного хранения, которые были сформированы по принципу объединения служебных бумаг одной разновидности, но их заголовки при этом не раскрывают их содержания; Подобный перечень необходим, чтобы дать возможность заинтересованным лицам (например, при передаче бумаг на архивное хранение), сравнить содержание списка и фактическое наличие документации, проконтролировать ее сохранность и правильность оформления.

Правила формирования личного дела на сотрудника

Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

  1. ;
  2. выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
  3. копии документов об образовании;
  4. выписка из приказа о приеме на работу;
  5. , , ;
  6. медицинские справки;
  7. .
  8. выписки из протоколов об избрании на должность;
  9. личное ;
  10. рекомендации и характеристики;

2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

  1. копии документов об образовании, повышении квалификации;
  2. акты, уведомления и т.
  3. выписки (копии) из , и , переводах и перемещениях и т. д.;
  4. ;
  5. служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  6. копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);

Образец внутренней описи документов личного дела

Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.

Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка.

Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию: Порядковый номер документа.

Дата его принятия.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность. В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе.

Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. В эту группу входят:

  1. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
  2. Руководящий состав и лица, их замещающие;
  3. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  4. Главные специалисты;

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

Как провести внутреннюю опись личного дела

Но понятие «личное дело» является устоявшимся и такие дела ведутся на предприятиях любой формы собственности.

Это удобный и рациональный способ сформировать единый пакет документов, объединенный общим назначение — полные и достоверные сведения о всех фактах трудовой биографии данного работника,. И, чем больше в личном деле будет таких документов, тем более объективное представление о нем может составить кадровая служба и руководство предприятия.
И, значит, тем более объективными будут кадровые и управленческие решения, принимаемые в отношении данного сотрудника.

Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется сотрудника. Посредством описи эти документы в установленном в документоведении порядке нумеруются, классифицируются и индексируются.

Личное дело работника – как его правильно оформить

В этом случае самым полным источником считается личное дело работника.

Ведь оно содержит объективную информацию.Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.Важно!

Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации.

Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии.

Опись документов в личном деле работника — образец

Для удобства хранения информации необходима опись. Функции этого перечня состоят также в следующем:

  1. фиксация поступления документов;
  2. быстрое ознакомление с историей трудовой деятельности работника;
  3. фиксация изъятия и возврата документов.

Опись заполняется по мере поступления документов в дело с соблюдением хронологии вносимой информации. В личное дело могут вкладываться как оригиналы, так и копии, что обязательно фиксируется в перечне.

Опись может состоять из одного или нескольких листов.

Если она многостраничная, то все страницы должны быть пронумерованы, причем нумерация идет отдельно от нумерации документов личного дела. Опись можно приклеить к обратной стороне титульного листа папки дела.

Второй способ хранения регистра — в самой папке, особенно если она многостраничная.

Внутренняя опись документов личного дела

Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

  1. те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
  2. а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой.